Personuppgiftspolicy


För att Region Gävleborg ska kunna utföra sina skyldigheter och åtaganden mot invånare, näringsidkare och myndigheter behöver personuppgifter samlas in och hanteras. Det kan exempelvis handla om insamling, registrering, spridning och bearbetning av personuppgifter. Varje nämnd i Region Gävleborg är personuppgiftsansvarig och är ytterst ansvarig för sin behandling av personuppgifter. X-trafik tillhör Hållbarhetsnämnden i Region Gävleborg.

Dataskyddsförordningen, även kallad GDPR, reglerar hur personuppgifter får behandlas. Myndigheter har rätt att registrera och förvara personuppgifter men det måste alltid finnas en laglig grund. Personuppgifterna ska också förvaras på ett säkert sätt så att obehörig inte kommer åt informationen.

Här nedan kan du läsa mer om hur vi hanterar personuppgifter.


Vad är en personuppgift? Personuppgiftsansvarig 
Följande parter kan ta del av personuppgifterna Registerutdrag, rätta eller radera personuppgifter


Information till dig som:

Köper biljetter och reser med oss Har ett avtal om företagskort Kontaktar oss på något sättMedverkar i marknadsaktiviteter eller kundundersökningar Tar del av nyhetsbrev för företagskortAnsluter dig till X-trafiks Wi-Fi eller hemsidor Ansöker om tillstånd för färdtjänstBokar och utför serviceresor 

Vad är en personuppgift?

Personuppgifter är all information som kan kopplas till dig. Det kan till exempel vara ditt personnummer, ditt namn, din adress, en bild eller film på dig eller uppgifter om din hälsa.
Du kan läsa mer om personuppgifter och personuppgiftsbehandling på Datainspektionens webbplats.

Personuppgiftsansvarig

Hållbarhetsnämnden, Region Gävleborg är personuppgiftsansvarig och uppgifterna behandlas av X-trafik. Den personuppgiftsansvariga upprätthåller tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter.

Kontaktuppgifter till personuppgiftsansvarig:
Hållbarhetsnämnden, Region Gävleborg
Personuppgiftsansvarig
Rektorsgatan 1
801 88 Gävle

Organisationsnummer: 232100-0198


Till toppen



Personuppgiftshantering hos X-trafik/Hållbarhetsnämnden

Här nedan kan du läsa mer om vilka personuppgifter vi hanterar, ändamålet med behandlingen, den lagliga grunden samt lagringstiden för personuppgifterna.

1. När du köper biljetter och reser med oss

1 a) Webbshop

När du köper biljetter via webbshopen och har ett registrerat konto behandlas följande uppgifter:

  • Namn (obligatoriska uppgifter)
  • Adress (obligatoriska uppgifter)
  • E-postadress (obligatorisk uppgift)
  • Telefonnummer
  • Kön
  • Födelsenummer (ååmmdd)
  • Uppgifter om din bank eller typ av kortbetalning (obligatorisk uppgift)
  • Kundnummer
  • Resekortsnummer (obligatorisk uppgift)

Vi behandlar dina uppgifter för ändamålet att:
  • Ta betalt för biljetten samt hantera din betalning
  • Leverera köpt biljett till ditt resekort
  • Förhindra bedrägerier i samband med kortbetalning
  • Sammanställa statistik över köpta biljetter och resor
  • Kunna hantera reklamationer eller frågor

Laglig grund för hanteringen:
När du genomför köp i webbshopen ingår du ett avtal med oss. Vi hanterar dina personuppgifter för att kunna fullgöra vårt avtal med dig. Med stöd av allmänt intresse sammanställer vi statistik över köpta biljetter och resor.

Lagringstid:
Vi sparar uppgifter om dig tills du själv väljer att kontakta oss med en begäran om att vi ska avpersonalisera ditt konto i webbshopen. Detta gäller om inte tvingande lagstiftning kräver fortsatt lagring som till exempel Lag (1997:614) om kommunal redovisning.


1 b) App

När du köper biljetter via X-trafiks app behandlas följande uppgifter:

  • Namn
  • E-postadress
  • Telefonnummer
  • Betalningsinformation (faktura, betalkort, Swish)
  • Sök- köp- och resehistorik

Vi behandlar dina uppgifter för ändamålet att:
  • Ta betalt för biljetten samt hantera din betalning
  • Leverera köpt biljett
  • Förhindra bedrägerier i samband med kortbetalning
  • Föra statistik i syfte att utveckla våra tjänster
  • Distribution av meddelanden och notiser om eventuella trafikförändringar eller störningar
  • Distribution av meddelanden och notiser om tidtabellsuppdateringar eller annan relevant information som rör X-trafiks tjänster
  • Hantera reklamationer, genomföra felsökning och tillhandahålla support
  • Kontrollera biljettgiltighet
  • Erbjuda frivilliga marknadsundersökningar samt deltagande i tävlingar och kampanjer
  • Utföra analyser för att ge dig relevanta erbjudanden
  • Motverka missbruk av appen
Personuppgifterna används ej för automatiserat beslutsfattande.


Laglig grund för hanteringen:
När du genomför köp i appen ingår du ett avtal med oss. Vi hanterar dina personuppgifter för att kunna fullgöra vårt avtal med dig. Med stöd av allmänt intresse sammanställer vi statistik över köpta biljetter och resor.

Lagringstid:
Personuppgifter kopplade till biljetter samt personuppgifter för att hantera eventuella reklamationer och genomföra felsökning sparas upp till 90 dagar. Personuppgifter för att upprätthålla funktioner i betalsätt och användarkonto sparas i 18 månader efter senaste användning av appen. Efter dessa tidsperioder raderas uppgifterna automatiskt. Detta gäller om inte tvingande lagstiftning kräver fortsatt lagring som till exempel Lag (1997:614) om kommunal redovisning.


1 c) Kontokort ombord

När du köper biljetter med kontokort ombord behandlas följande uppgifter:

  • Kontokortsnummer (de första sex samt fyra sista siffrorna)
  • Resekortsnummer

Vi behandlar dina uppgifter för ändamålet att:
  • Ta betalt för biljetten samt hantera din betalning
  • Leverera köpt biljett till ditt resekort
  • Förhindra bedrägerier i samband med kortbetalning
  • Sammanställa statistik över köpta biljetter och resor
  • Kunna hantera reklamationer eller frågor


Laglig grund för hanteringen:
När du genomför köp i webbshopen ingår du ett avtal med oss. Vi hanterar dina personuppgifter för att kunna fullgöra vårt avtal med dig. Med stöd av allmänt intresse sammanställer vi statistik över köpta biljetter och resor.

Lagringstid:
Vi sparar uppgifterna i 10 år i enlighet med Lag (1997:614) om kommunal redovisning.

1 d) Återförsäljare

Beroende på vilken typ av biljett du köper via återförsäljare kan följande uppgifter komma att behandlas:

  • Namn
  • Adress
  • Telefonnummer
  • Födelsenummer
  • Kontokortnummer
  • Kundnummer
  • Resekortsnummer
  • Resenärskategori
  • E-postadress
  • Bokningsnummer
  • Behov av ledsagning

Vi behandlar dina uppgifter för ändamålet att:
  • Ta betalt för biljetten samt hantera din betalning
  • Leverera köpt biljett till ditt resekort
  • Erbjuda tappa-bort-garanti för utvalda biljetter
  • Förhindra bedrägerier i samband med kortbetalning
  • Sammanställa statistik över köpta biljetter och resor
  • Hjälpa dig vid trafikstörningar
  • Kunna hantera reklamationer eller frågor


Laglig grund för hanteringen:
När du genomför köp ingår du ett avtal med oss. Vi hanterar dina personuppgifter för att kunna fullgöra vårt avtal med dig. Med stöd av allmänt intresse sammanställer vi statistik över köpta biljetter och resor.

Lagringstid:
Dina uppgifter sparas så länge de är aktuella eller är nödvändiga för det ändamål de samlats in för. 


Till toppen



2. När du har ett avtal om företagskort

När du har ett avtal med oss samt köper resor med företagskort lämnar du själv eller din arbetsgivare uppgifter till oss. Följande uppgifter behandlas:

  • Namn på kontaktperson/ansvarig för beställning
  • E-postadress
  • Telefonnummer
  • Köp- och resehistorik

Vi behandlar dina uppgifter för ändamålet att:
  • Ta betalt för biljetten samt hantera ditt företag/ organisations betalning via faktura
  • Leverera köpt biljett
  • Spärra förlorat företagskort och ersätta med ett nytt
  • Sammanställa statistik över tjänsteresor i syfte att rapportera till företaget/organisationen eller i aggregerad form för uppföljning av resor och försäljning
  • Kontakta dig vid villkorsförändringar
  • Hantera reklamationer, genomföra felsökning och tillhandahålla support
  • Kontrollera biljettgiltighet
  • Erbjuda frivilliga marknadsundersökningar samt deltagande i tävlingar och kampanjer

Laglig grund för hanteringen:

När du har ett eller flera företagskort har du ingått ett avtal med oss. Vi hanterar dina personuppgifter för att kunna fullgöra vårt avtal ed dig. Med stöd av allmänt intresse sammanställer vi statistik över köpta biljetter och resor.

Lagringstid:
Vi sparar uppgifter om dig så länge företaget/organisationen (arbetsgivaren) har ett pågående avtal med oss. Vid avslutat avtal avpersonaliseras uppgifterna.

Till toppen 



3. När du kontaktar oss

X-trafik når du på flera olika sätt till exempel via våra sociala medier, digitala formulär, mejl, telefon, brev, fax eller när du besöker oss. När du kontaktar oss lämnar du själv uppgifter som vi behandlar, det kan till exempel vara:

  • Namn
  • Adress
  • Telefonnummer
  • E-postadress
  • Köphistorik
  • Resekortsnummer
  • Personnummer
  • LMA-nummer
  • Referensnummer på tilläggsavi
  • Underlaget för ditt förseningsersättningsanspråk
  • Bifogade handlingar till ditt ärende (t ex kvitton eller intyg)
  • Kontouppgifter vid ersättningsärenden
  • Registrering av betalmetod – faktura
  • Registrerad betalmetod – kortbetalning
  • Registrerad betalmetod – Internetbank
  • Mellan vilka adresser eller hållplatser resan skett
  • Fritextfält i formulär


Vi behandlar dina uppgifter för ändamålet att:

  • Spärra förlorad biljett/resekort och ersätta med ett nytt
  • Hantera reklamationer, genomföra felsökning och tillhandahålla support eller hjälp
  • Leverera beställd information, t ex tidtabeller eller foldrar
  • Kontrollera biljettgiltighet
  • Sammanställa statistik i syfte att förbättra vår service till dig och tillgodose interna och externa statistiska behov
  • Vid ersättningsanspråk upptäcka och förhindra bedrägerier


Laglig grund för hanteringen:
Vi hanterar dina personuppgifter med stöd i rättslig skyldighet samt för att fullgöra vårt avtal med dig.  Med stöd av allmänt intresse sammanställer vi statistik, förbättrar våra tjänster samt upptäcker och förhindrar bedrägerier.

Lagringstid:
För kundärenden sparar vi uppgifter om dig som kund i 12 månader. Om ersättning har utbetalats i ärendet sparar vi uppgifterna i 10 år i enlighet med Lag (1997:614) om kommunal redovisning.

Till toppen



4. När du deltar i marknadsaktiviteter eller kundundersökningar

X-trafik genomför marknadsaktiviteter (t ex tävlingar, prova på-kampanjer) eller kundundersökningar (till exempel enkäter och intervjuer ombord på bussar och tåg, via telefon eller fokusgrupper). När du deltar i dessa aktiviteter behandlar vi de uppgifter som du lämnar till oss. Följande uppgifter kan komma att behandlas:

  • Namn
  • Adress
  • Telefonnummer
  • E-postadress
  • Personnummer (ååmmdd-xxxx)

Vi behandlar dina uppgifter för ändamålet att:
  • Få vanebilister att upptäcka fördelarna med att resa kollektivt vilket bland annat bidrar till en förbättrad miljö.
  • X-trafik ska få kännedom om prova på-resenärernas upplevelser av att resa med kollektivtrafiken samt i vilken omfattning du som prova på-resenär fortsatt att resa. Detta sker genom digitalt utskick av två uppföljningsenkäter.
  • Ge ansökande personer möjlighet att ta del av eventuella erbjudanden i anknytning till prova på-kampanjen.
  • Administrera marknadsaktiviteten eller kundundersökningen, inklusive att återkoppla till dig.
  • Ta fram statistik från marknadsaktiviteter och kundundersökningar, i syfte att förbättra våra tjänster.


Laglig grund för hanteringen:
Prova på-kampanj
Genom att ansöka om att få delta i X-trafiks prova på-kampanj och ha möjlighet att resa gratis i 30 dagar ingår du ett avtal med X-trafik. Du åtar dig att i snitt resa minst tre dagar per vecka, ha en fungerande e-postadress samt besvara två uppföljningsenkäter som skickas till angiven e-postadress. De personuppgifter du lämnar i ansökningsenkäten används för att X-trafik ska kunna fullgöra ingått avtal.

Övriga kampanjer eller kundundersökningar:
Om vår behandling kräver ditt samtycke, kommer vi att inhämta ditt samtycke innan behandlingen påbörjas.

Lagringstid:
Prova på-kampanj
För X-trafiks prova på-kampanj skickas den första uppföljningsenkäten ut i direkt anslutning till avslutad prova på-period, den andra och sista uppföljningsenkäten skickas ut cirka sex månader efter avslutad prova på-period. Efter att svarstiden för enkäten gått ut avidentifieras enkätsvaren och kan ej kopplas till dig som person. De uppgifter du lämnar i uppföljningsenkäterna kommer endast att redovisas i statistiskt sammanställd form och kan ej kopplas till dig som person. Efter att du genomfört prova på-perioden samt besvarat de två uppföljningsenkäterna gallras även personuppgifterna du lämnade vid din ansökan om att bli prova på-resenär och sparas därmed ej.

Övriga kampanjer eller kundundersökningar
Normalt sparar vi dina personuppgifter i 1 månad efter avslutad aktivitet.

Till toppen 



5. Tar del av våra nyhetsbrev för företag

X-trafik har nyhetsbrev som riktar sig till företag och organisationer. När du meddelar oss att du vill ta del av nyhetsbrev behandlar vi följande uppgift:

  • E-postadress


Vi behandlar dina uppgifter för ändamålet att:

  • Kunna mejla dig nyhetsbrevet


Laglig grund för hanteringen:
Vi hanterar dina personuppgifter med stöd i att du lämnat ditt samtycke.

Lagringstid:
Du har när som helt möjlighet att ta tillbaka ditt samtycke och då raderas din e-postadress från vårt register.

Till toppen



6. Använder dig av X-trafiks Wi-Fi eller besöker våra hemsidor

Ombord på bussarna och X-tågen kan du ansluta dig till vårt Wi-Fi. Vi är personuppgiftsansvariga för behandlingen när du ansluter dig till Internet. Vi är inte ansvariga för den efterföljande behandling eller för ditt användande via Wi-Fi.
När du ansluter dig till vårt Wi-Fi ombord på bussarna behandlar vi:

  • IP-adress
  • MAC-adress
  • Tidsstämplar
  • Fordonets GPS-positionering om du använder Wi-Fi under din resa

När du ansluter dig till vårt Wi-Fi ombord på X-tågen behandlar vi:
  • MAC-adress
  • DeviceName
  • Lokalt IP-nummer
  • Klockslag
  • Använd datavolym
  • Fordonets identitet, det vill säga det tåg där du ansluter dig

När du besöker vår hemsida behandlar vi:
  • Uppgifter om hur du integrerar med och använder vår hemsida
  • Information om dina besök på våra hemsidor, genom så kallade cookies. För mer information om hur vi använder cookies, se http://xtrafik.se/cookies 


Vi behandlar dina personuppgifter för att:

  • Tillhandahålla Wi-Fi och information på våra hemsidor
  • Sammanställa statistik över användandet av våra tjänster


Laglig grund för hanteringen:
Vi hanterar dina personuppgifter med stöd i fullgörande av avtal när vi tillhandahåller Wi-Fi samt med stöd av allmänt intresse sammanställer vi statistik.

Lagringstid:
Vi sparar dina personuppgifter i tre månader från att du anslutit dig till vårt Wi-Fi. Efter att du använt våra  hemsidor sparas uppgifterna i upp till ett år.


Till toppen



7. När du ansöker om tillstånd för färdtjänst och riksfärdtjänst

När du ansöker om tillstånd för färdtjänst eller riksfärdtjänst behandlar vi:

  • Namn
  • Personnummer
  • Adress
  • Telefonnummer
  • Hälsouppgifter
 

Vi behandlar dina personuppgifter för att:

  • Utreda berättigande till färdtjänst
  • För att säkerställa kvalitén i färdtjänst använder vi ett fristående företag som gör telefonintervjuer med resenärerna i färdtjänsten. Du kan då bli uppringd och ombedd att delta i en sådan undersökning. Du har alltid rätt att tacka nej till att delta i undersökningen och du har också möjlighet att när du vill bli struken så att uppgift om dig inte lämnas till undersökningsföretaget. Kontakta i så fall färdtjänsthandläggaren.


Laglig grund för hanteringen:
Vi behandlar dina personuppgifter som ett led i utförande av myndighetsutövning

Lagringstid:
Vi gallrar dina uppgifter 400 dagar efter utgånget tillstånd

Till toppen 



8. När du bokar och utför serviceresa

När du bokar och utför serviceresor hanterar vi:

  • Namn
  • Personnummer
  • Adress
  • Telefonnummer
  • Mellan vilka adresser resan sker


Vi behandlar dina personuppgifter för att:

  • Boka din resa
  • Kontakta dig med störningsinformation


Laglig grund för hanteringen:
Vi behandlar dina personuppgifter med stöd i att behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Lagringstid:
Vi sparar uppgifter om resan enligt Lag (1997:614) om kommunal redovisning.

Till toppen



Följande parter kan ta del av dina personuppgifter


  • Administrativ personal hos X-trafik
  • X-trafiks leverantörer i både Sverige och andra länder inom EU/EES, exempel leverantörer av IT-tjänster/system eller betaltjänster
  • Andra mottagare när det följer av lagkrav, annan författning eller myndighetsbeslut
​Vi säljer inte dina uppgifter till en tredje part.

I de fall andra parter tar del av personuppgifter har dessa ingått ett så kallat personuppgiftsbiträdesavtal med oss. I personuppgiftsbiträdesavtalet säkerställs att personuppgifterna hanteras enligt våra krav. 

Till toppen

Registerutdrag, rätta eller radera personuppgifter

Du har rätt att få information om vilka personuppgifter Hållbarhetsnämnden, Region Gävleborg behandlar om dig. Du har också rätt att få information om hur dina personuppgifter behandlas. Du har rätt att få en kopia av de personuppgifter som Hållbarhetsnämnden, Region Gävleborg behandlar om dig, ett så kallat registerutdrag.
Hållbarhetsnämnden, Region Gävleborg hanterar personuppgifter utifrån dataskyddslagstiftningen och andra lagar.


Begäran om registerutdrag

Ett registerutdrag ska innehålla information om vilka personuppgifter som behandlas, varifrån dessa uppgifter kommer, vad som är ändamålet med behandlingen och till vilka mottagare eller kategorier av mottagare uppgifterna lämnas ut.

Ladda ned blanketten "Anmälan om registerutdrag" (Worddokument), fyll i och skicka via e-post till: dataskyddsombud@regiongavleborg.se, rubricera e-postmeddelandet med "Registerutdrag". Eller skicka den med post till:

Region Gävleborg
Registerutdrag
Att: Dataskyddsombudet
801 88 Gävle

Ärendet diarieförs och registerutdraget skickas med rekommenderad post till din folkbokföringsadress.

Rätta felaktiga personuppgifter

Du har rätt att begära att felaktiga personuppgifter rättas och att ofullständiga personuppgifter kompletteras. Vissa registerlagstiftningar beskriver detaljerat hur denna rättighet ska tillämpas. Personuppgifter som behandlas enligt en viss lagstiftning får till exempel endast justeras under vissa förutsättningar.

Radera uppgifter

Beroende på omständigheter i det enskilda fallet och vilken rättslig grund som personuppgiftsbehandlingen görs kan du ha rätt till att få dina personuppgifter raderade. Rättigheten att radera uppgifter är begränsad inom offentlig förvaltning eftersom de flesta personuppgiftsbehandlingar har en rättslig grund.

Dataportabilitet

Beroende på omständigheter i det enskilda fallet och på vilken rättslig grund som personuppgiftsbehandlingen grundar sig på har du i vissa fall rätt att få tillgång till personuppgifterna i ett sådant format som möjliggör överförande till en annan personuppgiftsansvarig. Rättigheten är begränsad inom kommuner och landsting eftersom de flesta personuppgiftsbehandlingar har en rättslig grund.

Klagomål

Om du inte är nöjd med hur dina personuppgifter behandlats eller upplever att dina uppgifter blivit felaktigt hanterade har du möjlighet att lämna klagomål hos tillsynsmyndigheten Datainspektionen.

Till toppen